Huishoudelijk reglement van AVW


Inrichting
 
1. De organen van de vereniging zijn:
- De algemene (leden-)vergadering
- Het bestuur
 
2. Verder kan het bestuur onderdelen van haar taak doen uitvoeren door de door haar geformeerde commissies. Het werkgebied en de bevoegdheden van elke commissie worden nader geregeld in de taakomschrijving van de commissies. Het bestuur kan, indien zij daartoe redenen aanwezig acht, een commissie of commissielid schorsen of ontslaan krachtens een gemotiveerd besluit, nadat de betreffende commissie, of het betreffende commissielid de gelegenheid is geboden zich ter vergadering te verantwoorden. Schorsen of ontslaan van een commissielid zal in de meeste gevallen geschieden na verzoek van de betreffende commissie. Het bestuur is verantwoordelijk voor het formeren en beëindigen van een commissie.
 
3. Het bestuur van de vereniging bestaat uit tenminste 3 en ten hoogste 9 personen. Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, de penningmeester en de secretaris.
 
4. Het bestuur vergadert zo dikwijls zij het dit nodig acht, doch minstens eenmaal in de twee maanden.
 
5. Alle besluiten van het bestuur worden bij volstrekte meerderheid genomen. Het bestuur kan geen besluiten nemen indien meer dan 1/3 van de bestuursleden op de vergadering ontbreken.
 
6. Een bijgewerkte ledenlijst wordt bewaard in de digitale ledenadministratie van de vereniging. Bestuursleden worden tijdens bestuursvergaderingen door het verantwoordelijk bestuurslid geïnformeerd over mutaties en bestuursleden hebben toegang tot de ledenlijst. Informatie over leden wordt beschikbaar gesteld aan trainers en commissieleden indien deze informatie door het bestuur noodzakelijk wordt geacht voor de uitvoering van zijn of haar taken.
 
7. De voorzitter is belast met de leiding van bestuur- en algemene vergaderingen. Hij/zij heeft het recht elke spreker tot de orde te roepen of hem/haar het woord te ontnemen. Bij zijn/haar afwezigheid zal een der andere dagelijkse bestuursleden als leider van de vergadering optreden.
 
8. De secretaris is belast met het bijhouden van de notulen van alle bestuursvergaderingen en met de correspondentie van de vereniging.
 
9. De penningmeester zorgt voor een doeltreffend beheer van de financiën. Hij moet te allen tijde in staat zijn een duidelijk overzicht te geven van de financiële situatie. Hij dient ernaar te streven dat de posten uitgaven van de goedgekeurde begroting niet worden overschreden, behoudens goedkeuring van het bestuur. Elk jaar legt hij op de algemene vergadering verantwoording af van zijn beheer en maakt hij de begroting bekend voor het komende jaar.
 
10. Ieder bestuurslid wordt benoemd voor een periode van drie jaar en treedt af volgens een door het bestuur op te maken rooster. Aftredende bestuursleden zijn terstond herbenoembaar, met een maximum van tweemaal achtereen, waardoor de maximale aaneengesloten zittingsduur 9 jaar bedraagt. Na afloop van de maximale termijn van een aaneengesloten bestuurslidmaatschap kan een voormalig bestuurslid niet eerder dan een jaar na terugtreden wederom tot het bestuur toetreden. Wie in een tussentijdse vacature is benoemd, neemt op het rooster de plaats van zijn voorganger in.
 
11. Het bestuur kan een lid wegens bijzondere verdiensten voor de vereniging het predicaat “lid van verdienste” toekennen. Het besluit tot benoeming kan op elk moment van het kalenderjaar en behoeft geen afzonderlijke goedkeuring via de algemene ledenvergadering. Het besluit wordt op een gepast moment aan de leden bekend gemaakt.
 
12. Voor het voeren en beheren van de administraties, waaronder de ledenadministratie, financiële boekhouding, website en documentenbeheer heeft Atletiekvereniging Waterweg een contract met een online softwareleverancier afgesloten. Autorisaties zijn geregeld in het systeembeheer van dit programma. De systeembeheerder binnen Atletiekvereniging Waterweg is gemachtigd om autorisaties toe te kennen, te wijzigen of op te heffen.
 
Inschrijving
 
1. Opgave als lid dient te geschieden bij de ledenadministratie.
 
2. Elk kandidaat-lid mag 1 maand meetrainen ter kennismaking, daarna is lidmaatschap (aspirant-lid of lid) verplicht.
 
3. Ieder die als nieuw lid is toegelaten, betaalt een entreegeld gelijk aan de bondscontributie en desgewenst de wedstrijdlicentie. Ieder nieuw lid wordt opgegeven bij de bond (Atletiekunie).
 
Opzegging
 
1. Opzegging van het lidmaatschap dient te geschieden voor 1 november van het lopende kalenderjaar, schriftelijk bij de ledenadministratie.
 
2. Indien men het lidmaatschap eerder tijdens het kalenderjaar wenst te beëindigen, vindt geen restitutie van het contributiegeld plaats.
 
Geldmiddelen
 
1. De contributieregeling wordt jaarlijks vastgesteld door de algemene vergadering. De jaarlijkse contributie dient middels een door het lid afgegeven machtiging voor automatische incasso geïnd te worden. Indien geen machtiging tot automatische incasso wordt afgegeven kan een opslag voor extra administratiekosten worden berekend. De contributie dient per jaar bij vooruitbetaling te worden voldaan.
 
2. In bijzondere gevallen (bijv. langdurige ziekte) kan gedeeltelijk kwijtschelding van contributie worden verleend. 
 
3. De kosten van boetes opgelegd door de bond zijn voor rekening van de leden.
 
4. Activiteiten/gezellige avonden e.d. moeten in principe uit eigen bijdragen worden bekostigd.

5. Voor het doen van inkopen en betalingen zijn door het bestuur richtlijnen opgesteld. De richtlijnen geven aan tot welk geldbedrag een bestuurs- of commissielid van AV Waterweg zijn of haar handtekening mag zetten ten behoeve van een inkoop of voor het goedkeuren van een betaling van een factuur of contante betaling waarmee goederen of diensten zijn ingekocht voor AV Waterweg. Deze richtlijnen worden in de beveiligde omgeving van onze digitale administratie bewaard.
 
Clubtenue
 
1. Leden die op wedstrijden voor de Atletiekvereniging Waterweg uitkomen, worden verzocht gekleed te gaan in het officiële clubtenue, zijnde een wit shirt of hemd, op borsthoogte bedrukt met de letters AVW.
 
Verantwoordelijkheid
 
1. Leden in het bezit van een licentie zijn verplicht die bij zich te hebben en te tonen indien zij deelnemen aan wedstrijdlopen.
 
2. De leden dragen zelf de verantwoording voor de materialen die zij op de training gebruiken. Elk lid zal naar behoren omgaan met accommodatie en gebouwen.
 
3. De leden zijn verplicht zich te houden aan het Atletiekunie-reglement, op straffe van verhaal van de aan de vereniging opgelegde boete(s). Men kan voor informatie over dit reglement terecht bij het WOC-bestuurslid.
 
4. Leden van de WOC kunnen bij zelf georganiseerde prestatielopen en wedstrijden voor de bezetting van de plaatsen bij start, finish, op het parcours en/of anderszins bij toerbeurt een beroep doen op de leden, die gehouden zijn in dat geval zelf, dan wel door ruilen met een ander lid van AVW die taak te verrichten.
 
5. De leden zijn verplicht bij toerbeurt schoonmaak/onderhoudswerkzaamheden te verrichten aan en/of in het clubgebouw.
 
6. Leden en aspirant leden, die deelnemen aan trainingen en wedstrijden, zijn ten alle tijde verantwoordelijk voor de eigen gezondheid. Fysieke ongemakken en/of beperkingen, welke gevolgen kunnen hebben op de lichamelijke inspanningen, dienen te worden gemeld bij de trainer. Het bestuur kan, indien daarvoor aanwijzingen zijn – al dan niet op voordracht van trainers – vragen om een medische verklaring.

7. De vereniging vindt het belangrijk dat iedereen zich op de club thuis voelt en kan sporten in een veilige omgeving. Om deze positieve sfeer te bevorderen en duidelijkheid te geven over de gewenste omgang tussen leden onderling en trainers, heeft het bestuur een aantal gedragsregels opgesteld. Leden en trainers zijn verplicht deze door het bestuur opgestelde gedragsregels te volgen. Indien een lid van de vereniging in aanraking komt met ongewenst gedrag, zoals (seksuele) intimidatie, agressie of discriminatie, kan hij of zij contact opnemen met de door het bestuur aangestelde Vertrouwenscontactpersoon.
 
Slotbepaling
 
1. Tot wijziging van dit reglement kan alleen bij meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen worden besloten in daartoe belegde ledenvergadering.
   
2. Nieuwe leden worden via het digitale inschrijfformulier gewezen op de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en de Gedragsregels Veilig en Vertrouwd Sporten. Deze documenten zijn op de website van AVW terug te vinden.

Maassluis, oktober 2020